Od roku 2015 Belastingdienst wprowadził małą rewolucję w rozliczeniach podatkowych. Chcąc uszczelnić system zdecydowano wówczas o konieczności dostarczania przez osoby, które nie mają meldunku w Holandii przez cały rok podatkowy i które wykazały w swoim rozliczeniu, że są podatnikami kwalifikowanymi zaświadczeń z urzędu skarbowego z kraju macierzystego. Zaświadczenie to ma być dowodem na to, że nie zatajono dochodów w swoim zeznaniu podatkowym.
Ale od początku. Kim jest podatnik kwalifikowany?
Podatnikiem kwalifikowanym jest osoba, której dochód holenderski stanowi przynajmniej 90% dochodów światowych z danego roku. Osoba ta, jeżeli nie uzyskała innych dochodów niż holenderskie lub miała je na poziomie nie wyższym niż 10% musi udowodnić Belastingdienst, że tak jest dosyłając pocztą tradycyjną podbite przez swój urząd skarbowy zaświadczenie. Belastingdienst każdego roku na początku marca udostępnia na swojej stronie internetowej specjalny druk, z którym należy udać się do właściwego dla siebie urzędu skarbowego. Urząd wypełni zaświadczenie pod warunkiem, że złożona została wcześniej deklaracja podatkowa na PIT 36 z załącznikiem ZG.
Jak wygląda druk zaświadczenia?
Każdego roku wygląda on praktycznie tak samo. Jedyne co się zmienia to rok oraz kody numeryczne i kreskowe. Są one wbrew pozorom bardzo istotne. Często zdarza się, że drukując zaświadczenie, kody boczne i kreskowe zostają ucięte, lub są nieczytelne. Drukując formularz musimy zwrócić szczególną uwagę na jakość wydruku.
Wysłany formularz zaświadczenia jest skanowany do systemu Belastingdienst między innymi za pomocą kodów kreskowych – jeżeli tych nie ma lub są zamazane, nieczytelne, to takie zaświadczenie jest od razu odrzucane. Brak zaakceptowanego zaświadczenia może mieć istotny wpływ na wydanie decyzji podatkowej z Holandii, ale o tym trochę później.
Druk zaświadczenia najlepiej pobierać bezpośrednio ze strony Belastingdienst lub uzyskać od zaufanych kancelarii podatkowych zajmujących się na co dzień takimi sprawami. Kody boczne niekiedy są zmieniane przez Belastingdienst przez co pobierając zaświadczenie z niepewnego źródła może się okazać, że nie są poprawne. Jeżeli udało Ci się uzyskać zaświadczenie za rok 2022 wcześniej niż przed 01-03-2022 to nie możesz mieć pewności, że druk będzie poprawny. Zawsze należy zaczekać na udostępniony formularz przez holenderski fiskus.
Jak poprawnie wypełnić zaświadczenie?
Na pierwszej stronie należy wpisać swoje dane. Najlepiej drukowanymi literami, bardzo wyraźnie. U dołu strony koniecznie trzeba się podpisać.
Ważne! Podbite przez urząd zaświadczenie będzie nieważne dla Belastingdienst jeżeli nie będzie na nim Twojego podpisu!
Na drugiej stronie widnieje tabelka, w którą należy wpisać dochody uzyskane poza Holandią.
Jeżeli takich dochodów nie uzyskaliśmy, to od góry do dołu wpisujemy ”0”.
Jeżeli uzyskaliśmy dochody np. z Polski, to w zależności od tego z jakiego tytułu były to dochody wpisujemy je w odpowiednią rubrykę. Najczęściej będą to dochody z tytułu umowy o pracę – które wpisujemy w punkcie 4b.
W pozycji 4 m sumujemy nasze dochody i przepisujemy je również do rubryki 4s.
Ważne! W zaświadczeniu wpisujemy dochód, a nie przychód!
Zdecydowana większość urzędów skarbowych będzie wymagać od nas wpisania dochodów w walucie PLN, mimo iż w zaświadczeniu widnieje €.
Rubryki w punkcie 5 wypełnia urząd, więc nie należy nic tam wpisywać.
Jeżeli zleciłeś nam wykonanie zeznania do polskiego urzędu skarbowego nie musisz martwić się o wypełnienie zaświadczenia. Po 01-03-2023 wraz z gotową deklaracją otrzymasz od nas wypełniony druk.
Urząd wymaga 2 egzemplarzy tego samego zaświadczenia, ponieważ jeden z nich zostaje w urzędzie a drugi zostaje wydany podatnikowi.
Ważne! Wypełnione, podpisane i podbite przez urząd zaświadczenie musi być odesłane do Belastingdienst w oryginale! Holenderski urząd skarbowy nie zaakceptuje kopii.
Jeżeli Twoje rozliczenie podatkowe do holenderskiego urzędu skarbowego wykonane zostało za naszym pośrednictwem – odeślij oryginał wypełnionego, podpisanego i podbitego zaświadczenia do nas. Sprawdzimy jego poprawność i przekażemy do Holandii.
W jakim terminie muszę dostarczyć zaświadczenie do Belastingdienst?
Zaświadczenie najlepiej odesłać jak najszybciej, jednak nie później niż do 3 miesięcy od wysłania rozliczenia podatku. Im później wyślemy zaświadczenie tym większa szansa na to, że urząd skarbowy wyda błędną decyzję. Musimy brać pod uwagę również takie zdarzenia losowe jak zagubienie naszego listu na poczcie. Dlatego nie zwlekajmy z odesłaniem zaświadczenia.
Co się stanie, jeżeli nie odeślesz zaświadczenia do Belastingdienst?
W takich przypadkach opcje są trzy. Pierwszą jest ta, że urząd zanim wyda decyzję wyśle do Ciebie list z przypomnieniem, że nadal nie dostarczyłeś zaświadczenia i wyznaczy Ci termin, do którego zaświadczenie musi znaleźć się w Belastingdienst. Jeżeli dostarczysz zaświadczenie na czas, urząd wyda prawidłową decyzję. Natomiast, jeżeli twoje zaświadczenie nie dotrze na czas, to należy spodziewać się, że urzędnik potraktuje cię jako podatnika niekwalifikowanego Może to oznaczać dużo niższy zwrot z podatku lub nawet dopłatę do holenderskiego urzędu.
Druga opcja jest taka, że urząd wyda Ci decyzję wstępną zgodną z kwotą wyliczoną w rozliczeniu mimo, iż nie otrzymali zaświadczenia o dochodach. Belastingdienst wypłaci na konto cały zwrot. Jednak w ciągu 3 lat będą wydawać decyzję ostateczną i wówczas ponownie sprawdzą, czy otrzymali od ciebie zaświadczenie. Jeżeli go nie będzie, urząd cofnie wcześniejszą decyzję, wyda kolejną jak dla podatnika niekwalifikowanego i wyśle do ciebie czek z prośbą o zwrot nienależnie pobranego zwrotu z podatku.
Ostatnia opcja, która zdarza się najrzadziej to sytuacja, gdy urząd wyda decyzję ostateczną przyznającą zwrot taki jaki został wyliczony w deklaracji, mimo iż nie otrzymali zaświadczenia. Tu jednak nie należy się łudzić, że Belastingdienst o tym zapomni. Nawet po wydaniu decyzji ostatecznej mają oni czas na ponowną weryfikację deklaracji do 5 lat od właściwego terminu na złożenie deklaracji. Gdy wiesz, że nie dostarczyłeś zaświadczenia, a urząd wydał ci decyzję ostateczną z prawidłową kwotą, bezzwłocznie doślij zaświadczenie. Musi ono zostać zarejestrowane, w przeciwnym razie, urząd w ciągu kilku lat cofnie swoją decyzję i wyda kolejną z nakazem płatniczym.
Co zrobić, gdy nie wysłano zaświadczenia i urząd wydał dla Ciebie decyzję jak dla podatnika niekwalifikowanego?
Jeżeli urząd wydał decyzję wstępną – to wysyłamy prośbę o ponowne rozpatrzenie sprawy oraz osobno idzie zaświadczenie o dochodach. Jeżeli urząd wydał decyzję ostateczną, wówczas należy złożyć zażalenie oraz dosłać im osobno zaświadczenie o dochodach.
Belastingdienst w każdym z tych przypadków ma czas na opracowanie nowej decyzji od 8 do 12 tygodni, z możliwością wydłużenia tego czasu o kolejne 6 tygodni po ówczesnym pisemnym zawiadomieniu.
Jeżeli błędna decyzja zawiera czek do zapłaty, zawsze najlepszą opcją będzie zapłacenie długu do urzędu by uniknąć naliczania odsetek za zwłokę, a po opracowanym zażaleniu i wydaniu poprawnej decyzji urząd zwróci nam pieniądze.
Pamiętajmy zatem, że dostarczenie do Belastingdienst prawidłowego zaświadczenia jest niezmiernie ważne i nie należy tego lekceważyć. Zwlekanie z jego odesłaniem może narazić Cię na niepotrzebne koszty oraz nerwy.